En muchas empresas, todavía es común que varios empleados compartan un mismo usuario para acceder al sistema. Aunque pueda parecer práctico, esta práctica trae más riesgos que beneficios. Tener un usuario individual por empleado no es solo una buena práctica, sino una medida de seguridad y control esencial para tu empresa.
1. Trazabilidad y responsabilidad
Cada acción en el sistema queda registrada. Con usuarios individuales, puedes saber quién creó, modificó o eliminó un registro. Esto no solo facilita auditorías internas, sino que también ayuda a resolver errores rápidamente y asignar responsabilidades de manera justa.
2. Seguridad y control de accesos
Asignar permisos por usuario permite que cada empleado acceda únicamente a la información necesaria para su rol. Con usuarios compartidos, cualquier persona podría acceder a datos sensibles, aumentando el riesgo de errores o fugas de información.
3. Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos
En República Dominicana, la Ley 172-13 exige proteger los datos personales de clientes y empleados. Usuarios individuales permiten evidenciar quién accedió a cada dato, cumpliendo con la normativa y evitando sanciones.
4. Mejora la eficiencia operativa
Con usuarios únicos, es más fácil medir productividad, analizar flujos de trabajo y detectar cuellos de botella en los procesos. Además, en caso de errores, se puede identificar rápidamente su origen y tomar acciones correctivas.
5. Riesgos de los usuarios compartidos
- Cumplimiento legal en riesgo: dificulta evidenciar accesos y responsabilidades.
- Pérdida de trazabilidad: no se sabe quién realizó cada acción.
- Seguridad comprometida: si un empleado deja la empresa, todos deben cambiar la contraseña.
- Permisos generales: todos tienen acceso amplio, aumentando riesgos.
💡 Dar a cada empleado su propio usuario es una inversión en seguridad, cumplimiento legal y eficiencia. Evita usuarios compartidos y asegura que tu ERP sea un aliado confiable para tu negocio.